Las renovaciones de suscripciones suben cada ejercicio, el presupuesto de IT no crece al mismo ritmo y en el comité de dirección aparece la pregunta que incomoda a compras: ¿podemos adquirir las licencias de segunda mano? La cautela es lógica. Nadie quiere ahorrar en licenciamiento para acabar pagando una regularización tras una auditoría de Microsoft.
La venta de licencias de Microsoft por volumen reutilizadas es una actividad legal en la Unión Europea desde 2012, avalada por el Tribunal de Justicia de la UE y recogida en la Ley de Propiedad Intelectual española. La cuestión relevante no es si se puede, sino cómo se hace: con trazabilidad, documentación completa y un proveedor que responda de la cadena de custodia de cada licencia. Esta guía repasa el marco jurídico, los productos disponibles, la documentación exigible y el impacto financiero.
¿Es legal comprar licencias de Microsoft por volumen de segunda mano?
Sí, con condiciones. Si se pregunta si es legal comprar licencias de software usadas en España, la respuesta no depende de las cláusulas del fabricante, sino del Derecho de la Unión Europea y de su transposición a nuestro ordenamiento.
La Sentencia del TJUE C-128/11 y la Directiva 2009/24/CE
La Directiva 2009/24/CE regula la protección jurídica de los programas de ordenador en toda la UE. Su artículo 4.2 establece que la primera venta en la Unión de una copia de un programa, realizada por el titular de los derechos o con su consentimiento, agota el derecho de distribución sobre esa copia.
Quedaba por aclarar si la regla alcanzaba al software descargado y licenciado. La Sentencia del TJUE de 3 de julio de 2012, asunto C-128/11 (UsedSoft vs. Oracle) cerró el debate. La Gran Sala declaró que entregar una copia con un derecho de uso sin límite de duración a cambio de un precio es una venta. Por tanto, el fabricante no puede oponerse a la reventa aunque su contrato califique la licencia de intransferible, y el segundo comprador es adquirente legítimo.
Esta sentencia del Tribunal de Justicia de la UE sobre licencias de software usadas tuvo continuidad en el asunto C-166/15, Ranks y Vasiļevičs (2016), referido precisamente a software de Microsoft, que confirmó el derecho a revender copias con licencia de uso ilimitado pese a las cláusulas que lo prohíban. En España, el artículo 99 c) de la Ley de Propiedad Intelectual recoge la misma regla del agotamiento para los programas de ordenador. Explicamos la evolución completa en desde cuándo se pueden vender licencias de software usadas en Europa.
El principio de agotamiento del derecho de distribución
El principio de agotamiento del derecho es sencillo: Microsoft cobró en la primera venta y no puede exigir un segundo pago cada vez que la copia cambia de manos. Pero tiene límites:
- Solo licencias perpetuas. Las suscripciones (Microsoft 365, CSP) son servicios y no pueden revenderse. Tampoco se transmite el Software Assurance, un contrato de servicios separable de la licencia.
- Primera comercialización en la UE. La copia debe haberse puesto en el mercado de la Unión por Microsoft o con su autorización.
- Inutilización de la copia de origen. El vendedor debe desinstalar y dejar de usar la licencia al revenderla.
- Sin fraccionamientos artificiales. UsedSoft impide dividir una licencia única de grupo y revender una parte mientras se usa el resto. En los programas por volumen de Microsoft los derechos se adquieren por unidades (dispositivo, usuario o paquete de núcleos), así que la transferencia es unidad a unidad y cada unidad cedida queda desinstalada en origen.
Un matiz práctico: el Tribunal Supremo Federal alemán, en la sentencia UsedSoft III (2014), situó la carga de la prueba del agotamiento en quien lo invoca. No vincula a los tribunales españoles, pero marca la pauta: ante una controversia, la empresa usuaria deberá acreditar que su licencia procede de una cadena legítima. La documentación no es un trámite, es su seguridad jurídica.
Catálogo de licencias por volumen reutilizables para empresas
El mercado secundario se nutre de activos excedentarios de software: licencias compradas en propiedad que empresas y administraciones ya no necesitan tras migrar a la nube o reestructurarse. Proceden de los programas de Licencias por Volumen de Microsoft: Open License (retirado para clientes comerciales a finales de 2021), Select Plus (sustituido por MPSA para empresas en 2016) y el Enterprise Agreement, en la parte de licencias adquiridas en propiedad. La retirada de un programa no afecta a la validez de las licencias perpetuas compradas bajo él.
No las confunda con otras modalidades: la diferencia entre licencia OEM, Retail y por volumen determina reglas de transferencia distintas.
Microsoft Office, Windows Server y SQL Server (On-Premise)
Los productos on-premise con mayor demanda son:
- Office Professional Plus y Office LTSC (2021 y 2024). Se licencian por dispositivo e incluyen Word, Excel, PowerPoint y Outlook, además de Access en las ediciones Professional Plus. Es la vía habitual para conseguir licencias Office por volumen baratas para empresas sin suscripción. Office LTSC 2021 pierde soporte en octubre de 2026, por lo que la edición 2024 ofrece más recorrido.
- Windows Server Standard y Datacenter. Desde la versión 2016 se licencian por núcleos, con un mínimo de 8 núcleos por procesador y 16 por servidor. Standard cubre hasta dos entornos virtuales por servidor totalmente licenciado; Datacenter permite virtualización ilimitada. Antes de comprar licencias Windows Server usadas, revise sus núcleos físicos.
- SQL Server. La edición Standard admite el modelo por núcleo o el modelo Servidor + CAL; Enterprise se licencia únicamente por núcleo, con un mínimo de cuatro núcleos por procesador físico o máquina virtual. Vea las versiones disponibles en licencias de Microsoft SQL Server.
Eso sí, el ahorro no justifica desplegar versiones sin soporte en sistemas expuestos. SQL Server 2016 perdió el soporte extendido en julio de 2026 y Windows Server 2016 lo perderá en enero de 2027. Revise nuestro calendario de fin de soporte de Microsoft.
Licenciamiento por acceso: CALs de Usuario y Dispositivo
Windows Server, Exchange Server y SQL Server (modelo Servidor + CAL) exigen además una CAL (Client Access License) por cada usuario o dispositivo que accede. Al ser perpetuas, es posible comprar licencias CAL de Microsoft de segunda mano con las mismas garantías y un ahorro notable en plantillas grandes.
| Criterio | CAL de Usuario | CAL de Dispositivo |
|---|---|---|
| Qué licencia | Una persona, con independencia del número de equipos que utilice | Un equipo, con independencia de cuántas personas lo usen |
| Escenario ideal | Empleados con portátil, móvil y acceso remoto | Puestos compartidos por turnos: fábricas, hospitales, centros de atención |
| Ejemplo | 50 empleados con 3 dispositivos cada uno = 50 CALs | 20 terminales usados por 60 operarios = 20 CALs |
| Riesgo si se elige mal | Sobrecoste en entornos con turnos | Déficit de licencias con movilidad y BYOD |
Recuerde que la versión de la CAL debe ser igual o posterior a la del servidor al que se accede, y que el acceso por Escritorio Remoto requiere CALs de RDS específicas.
¿No tiene claro qué combinación de licencias necesita? Nuestro equipo analiza su infraestructura y le propone la configuración más eficiente. Solicite su presupuesto personalizado.
Garantías de cumplimiento: Trazabilidad y cadena de custodia
Si la carga de la prueba recae en el usuario, la pregunta clave ante un proveedor de licencias Microsoft usadas en España es qué documentación entrega. La trazabilidad permite demostrar, unidad por unidad, quién compró originalmente la licencia, cuándo se desinstaló y cómo llegó a su empresa. La cadena de custodia es el conjunto de documentos que acredita ese recorrido sin saltos.
Un distribuidor de software de segunda mano en España riguroso prepara ese expediente antes de la venta, no cuando llega la auditoría.
Certificados de desinstalación, clave MAK/KMS y documentación legal
El expediente debería incluir, como mínimo:
- Prueba de la adquisición original: número de acuerdo o autorización del programa por volumen, factura o confirmación del distribuidor inicial, producto, edición, versión y cantidad.
- Declaración de desinstalación o certificado de borrado firmado por el titular anterior, con la fecha en que la licencia dejó de utilizarse.
- Certificado de transferencia de licencias de software usadas, que identifique cada unidad cedida y al nuevo titular.
- Relación de titulares intermedios, si la licencia ha pasado por más de una empresa.
- Confirmación de primera comercialización en la Unión Europea.
- Contrato de compraventa que delimite qué derechos se transmiten y cuáles no, como el Software Assurance, las suscripciones o los servicios asociados.
Para la activación existen dos mecanismos. La clave MAK (Multiple Activation Key) activa cada equipo una vez contra Microsoft, con un número limitado de activaciones. El KMS (Key Management Service) usa un servidor interno al que los equipos se reconectan periódicamente. Ambos se describen en la documentación oficial de Microsoft sobre activación por volumen.
Un error frecuente: la clave no es la licencia. Que un producto active no prueba el derecho a usarlo; en auditoría cuenta la documentación de titularidad.
En License Partners entregamos cada licencia con su expediente de trazabilidad completo, listo para presentar ante cualquier revisión. Pida su presupuesto hoy mismo.
Cómo superar una auditoría de Microsoft (SAM) usando licencias reutilizadas
Microsoft verifica el cumplimiento mediante revisiones de auditoría de software SAM (Software Asset Management) o verificaciones formales, a menudo a través de firmas externas. El auditor compara lo instalado con los derechos demostrables, y las licencias reutilizadas no suponen desventaja si el expediente está completo. Para saber cómo pasar una auditoría de Microsoft con licencias usadas, siga este orden:
- Inventario real del despliegue. Instalaciones, ediciones, núcleos físicos y virtuales, y usuarios con acceso a servidores.
- Posición de licencias efectiva. Cruce el inventario con sus derechos para detectar déficits antes que el auditor.
- Expediente por producto. Documentación de trazabilidad de cada licencia reutilizada junto al resto de pruebas de compra.
- Revisión de métricas sensibles. Virtualización, núcleos y CALs concentran la mayoría de incidencias.
- Respuesta coordinada. Un único interlocutor y apoyo del proveedor para aportar documentación adicional.
Un déficit detectado en una revisión interna puede cubrirse con licencias reutilizadas por mucho menos que una regularización a precio de lista. Más detalle en nuestras guías sobre gestión de activos de software (SAM) y preparación de auditorías de licencias Microsoft.
Análisis financiero: Licencias usadas perpetuas vs. Suscripción Cloud (CAPEX vs. OPEX)
La decisión entre licencias Microsoft por volumen vs. suscripción cloud no es ideológica, sino financiera y operativa. La suscripción es OPEX: gasto recurrente sujeto a las revisiones de precio del fabricante. Las licencias perpetuas son CAPEX: inmovilizado intangible amortizable que la empresa conserva y puede revender.
| Criterio | Licencia perpetua reutilizada | Suscripción SaaS cloud |
|---|---|---|
| Modelo de pago | Pago único | Cuota mensual o anual indefinida |
| Tratamiento contable | CAPEX: inmovilizado intangible amortizable | OPEX: gasto corriente |
| Coste frente al precio nuevo | Ahorro habitual del 30 % al 70 % | Precio fijado por el fabricante |
| Propiedad | La empresa es titular de la licencia | Derecho de uso mientras se paga |
| Actualizaciones de versión | No incluidas: se mantiene la versión adquirida | Incluidas |
| Servicios en la nube | No incluidos | Correo, Teams y almacenamiento según el plan |
| Valor residual | Puede revenderse si deja de necesitarse | Ninguno |
| Encaje ideal | Puestos estables, servidores on-premise y entornos con requisitos de localización de datos | Plantillas muy cambiantes y operativa 100 % en la nube |
Ejemplo orientativo: empresa de 80 puestos que solo necesita las aplicaciones de escritorio de Office, a cinco años y sin IVA:
| Opción | Coste inicial | Coste anual | Total 5 años |
|---|---|---|---|
| Suscripción de aplicaciones (supuesto: 11 € por usuario/mes) | 0 € | 10.560 € | 52.800 € |
| Office LTSC nueva por volumen (supuesto: 480 € por dispositivo) | 38.400 € | 0 € | 38.400 € |
| Office LTSC reutilizada (ahorro del 50 % sobre la nueva) | 19.200 € | 0 € | 19.200 € |
Las cifras son ilustrativas, pero muestran cuánto se ahorra con licencias por volumen reutilizadas: más de 30.000 euros frente a la suscripción en este escenario. Muchas organizaciones optan por un esquema híbrido: escritorio en licencia perpetua y servicios cloud solo para los perfiles que los necesitan.
También funciona a la inversa: con la recompra de licencias puede vender licencias Microsoft sobrantes de su empresa tras migrar a la nube y recuperar parte de la inversión. Para más ideas sobre cómo ahorrar en licenciamiento Microsoft en empresas, vea nuestras estrategias de optimización de costes.
¿Quieres optimizar el presupuesto IT de tu empresa?
En License Partners acompañamos a medianas y grandes empresas y a organizaciones públicas en todo el proceso: análisis de necesidades, propuesta ajustada, entrega con trazabilidad completa y soporte en la activación.
- Estudio de optimización de costes de licenciamiento: detectamos dónde ahorrar sin riesgos de cumplimiento.
- Presupuesto personalizado para Office, Windows Server, SQL Server, Exchange Server y CALs.
- Recompra de licencias perpetuas que su empresa ya no utiliza.
Si quiere comprar licencias Microsoft de segunda mano con plena seguridad jurídica, hable con nuestro equipo. Llámenos al +34 611 418 599, escríbanos a info@license-partner.com o solicite su estudio de optimización.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Para supuestos concretos, recomendamos consultar con un profesional especializado.