Las licencias Microsoft por volumen perpetuas se pagan una vez (CAPEX) y se usan mientras la versión tenga soporte; las suscripciones cloud se pagan cada mes o año (OPEX) e incluyen actualizaciones. La opción más barata depende del horizonte de uso: si el coste de la licencia perpetua es inferior a la suma de cuotas durante su vida útil, gana la licencia por volumen, especialmente si es reutilizada.
Durante años, la migración a la nube se presentó como el camino natural para cualquier empresa. Hoy muchos directores financieros y de IT revisan esa decisión con más calma. El 1 de julio de 2026 entró en vigor la mayor revisión de precios comerciales de Microsoft 365 desde 2022, y desde noviembre de 2025 Microsoft ya no aplica los descuentos de los niveles B a D a los servicios en línea contratados mediante Enterprise Agreement.
En ese contexto, comparar licencias Microsoft por volumen vs suscripción cloud ya no es una cuestión ideológica, sino de números. Desde License Partners proponemos un método sencillo para calcularlo, con ejemplos aplicables a empresas españolas.
¿Qué diferencia hay entre una licencia por volumen y una suscripción?
Una licencia por volumen perpetua otorga el derecho a usar una versión concreta de un producto sin límite de tiempo. Se adquiere a través de programas como Open Value o Enterprise Agreement, o en el mercado de licencias reutilizadas. No incluye versiones futuras, salvo que se contrate Software Assurance.
Una suscripción cloud (Microsoft 365, Office 365 o servicios de Azure) otorga el derecho a usar el servicio mientras se paguen las cuotas. Incluye actualizaciones continuas, pero si se deja de pagar, se pierde el acceso. Los modelos de contratación se explican en detalle en la guía sobre licencias Microsoft por volumen: Open Value, Enterprise Agreement y CSP.
| Criterio | Licencia por volumen perpetua | Suscripción cloud |
|---|---|---|
| Pago | Único | Mensual o anual |
| Naturaleza contable | CAPEX (inversión amortizable) | OPEX (gasto operativo) |
| Propiedad | Sí, transmisible en la UE | No, derecho temporal |
| Actualizaciones de versión | No incluidas (salvo Software Assurance) | Incluidas |
| Exposición a subidas de precio | Nula tras la compra | Cada renovación |
| Valor residual | Puede revenderse | Ninguno |
| Flexibilidad de plantilla | Menor | Alta (altas y bajas mensuales) |
¿Cómo afecta la subida de precios de Microsoft 365 de julio de 2026?
La revisión afecta a nuevas contrataciones y a renovaciones firmadas desde el 1 de julio de 2026. Los clientes existentes mantienen su tarifa hasta la siguiente renovación. Estos son algunos de los cambios en el precio de lista en dólares por usuario y mes, con compromiso anual:
| Plan | Antes | Desde 1 de julio de 2026 |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | 6 $ | 7 $ |
| Microsoft 365 Business Standard | 12,50 $ | 14 $ |
| Microsoft 365 Business Premium | 22 $ | 22 $ (sin cambios) |
| Microsoft 365 Apps for business | 8,25 $ | 10 $ |
| Microsoft 365 E3 | 36 $ | 39 $ |
Los importes en euros los fija Microsoft según su política de tipo de cambio, por lo que conviene consultar la tarifa vigente en el momento de cada renovación. Lo relevante para la comparativa es la tendencia: una suscripción es un coste que el fabricante puede revisar, mientras que una licencia perpetua ya pagada no sufre subidas.
¿Cómo calcular cuánto se ahorra con licencias por volumen reutilizadas?
El cálculo se basa en el punto de equilibrio: el número de meses de suscripción que equivalen al precio de la licencia perpetua. Si la empresa va a usar el producto durante más tiempo que ese punto, la licencia perpetua es más rentable.
La fórmula es: precio de la licencia perpetua ÷ cuota mensual de la suscripción equivalente = meses de equilibrio.
Hay un segundo factor que no se puede ignorar: el ciclo de vida del producto. No tiene sentido amortizar una licencia en diez años si Microsoft deja de publicar parches de seguridad en tres. Según el anuncio oficial de Microsoft, Office LTSC 2021 deja de tener soporte el 13 de octubre de 2026, sin programa de actualizaciones extendidas. Office LTSC 2024 tiene soporte hasta el 9 de octubre de 2029.
Ejemplo 1: puestos de Office en una empresa de 50 empleados
Una empresa necesita las aplicaciones de escritorio de Office para 50 puestos y compara Microsoft 365 Apps for business (10 $ de precio de lista por usuario y mes) con licencias perpetuas de Office LTSC 2024, con soporte hasta octubre de 2029, es decir, unos 36 meses desde finales de 2026.
- Coste de la suscripción en 36 meses: 50 × 10 $ × 36 = 18.000 $.
- Umbral de rentabilidad por licencia perpetua: 10 $ × 36 meses = 360 $.
Si la licencia perpetua cuesta menos de 360 $ por puesto, la compra es más rentable dentro del ciclo de soporte. La siguiente tabla muestra el efecto con tres precios hipotéticos de licencia reutilizada, solo a efectos ilustrativos:
| Precio hipotético por licencia | Coste total 50 puestos | Frente a 18.000 $ de suscripción | Ahorro |
|---|---|---|---|
| 150 $ | 7.500 $ | 10.500 $ menos | 58 % |
| 250 $ | 12.500 $ | 5.500 $ menos | 31 % |
| 350 $ | 17.500 $ | 500 $ menos | 3 % |
La conclusión es doble: la licencia perpetua puede ser claramente más barata, pero en productos de escritorio con ciclo de vida corto el margen depende mucho del precio de compra. Por eso es imprescindible pedir presupuesto antes de decidir.
Ejemplo 2: servidores on-premise
En infraestructura el resultado suele ser más favorable. Windows Server 2025 Standard tiene un precio de lista de 1.176 $ por 16 núcleos y soporte extendido hasta noviembre de 2034. Repartido en ocho años de uso, equivale a unos 12 $ al mes por servidor, antes de CAL. Con licencias reutilizadas de Windows Server 2022, con soporte hasta octubre de 2031, el coste de adquisición es aún menor.
Para cargas estables (controladores de dominio, servidores de ficheros, ERP instalado en local o bases de datos SQL Server de uso interno), la licencia perpetua ofrece un coste por mes muy difícil de igualar con máquinas virtuales en la nube pagadas por uso.
¿Qué ventajas fiscales y contables tiene cada modelo?
Una licencia perpetua se registra habitualmente como inmovilizado intangible (aplicaciones informáticas) y se amortiza en varios ejercicios. La Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades recoge en su tabla de amortización un coeficiente lineal máximo del 33 % para sistemas y programas informáticos. La suscripción, en cambio, es un gasto corriente que se deduce en el ejercicio en que se devenga.
Ninguno de los dos es mejor en términos absolutos. El modelo CAPEX mejora el coste total a medio plazo y reduce la dependencia de las revisiones de precio. El modelo OPEX aporta previsibilidad mensual y facilita ajustar licencias a la plantilla. La elección concreta debe validarse con el asesor fiscal de la empresa.
¿Cuándo conviene la suscripción cloud?
Una comparativa honesta debe reconocer los escenarios en los que la nube es la mejor opción:
- Colaboración intensiva en Teams, SharePoint y OneDrive, con coautoría en tiempo real.
- Plantillas muy variables, con altas y bajas frecuentes o proyectos temporales.
- Necesidad de Microsoft 365 Copilot y de funciones de IA ligadas a la nube, que no existen en las versiones perpetuas.
- Empresas sin personal de IT para mantener servidores propios.
- Equipos que requieren seguridad avanzada integrada (Defender, Intune, acceso condicional).
¿Se pueden combinar ambos modelos?
Sí, y es la estrategia que mejores resultados da en la mayoría de empresas medianas: un esquema de licenciamiento híbrido. Por ejemplo, Microsoft 365 para directivos y equipos comerciales que colaboran en la nube, Office LTSC para puestos administrativos o de producción con uso estable, y Windows Server y SQL Server perpetuos para la infraestructura local.
Hay un matiz técnico importante: el Azure Hybrid Benefit, que permite llevar licencias de Windows Server y SQL Server a Azure con descuento, exige licencias con Software Assurance activo o suscripciones equivalentes. Una licencia reutilizada sin Software Assurance debe ejecutarse en local o en un proveedor que lo permita según las condiciones de uso de Microsoft. Las ventajas y el coste de este programa se analizan en el artículo sobre Software Assurance de Microsoft.
Preguntas frecuentes
¿Es más barato Office perpetuo o Microsoft 365?
Depende del tiempo de uso y del precio de compra. Si la licencia perpetua cuesta menos que la suma de cuotas de Microsoft 365 durante su ciclo de soporte, es más barata. Office LTSC 2024 tiene soporte hasta el 9 de octubre de 2029, lo que marca el horizonte máximo del cálculo.
¿Qué pasa con Office 2021 después del 13 de octubre de 2026?
Office 2021 y Office LTSC 2021 dejan de recibir actualizaciones de seguridad, correcciones y soporte técnico el 13 de octubre de 2026. Las aplicaciones seguirán funcionando, pero Microsoft no ofrece programa de actualizaciones extendidas. No es recomendable adquirir esa versión para nuevos despliegues.
¿Se puede pasar de suscripción a licencias perpetuas?
Sí. Una empresa puede no renovar parte de sus suscripciones de Microsoft 365 y cubrir esos puestos con licencias perpetuas de Office LTSC. Conviene hacerlo coincidir con la fecha de renovación y comprobar qué servicios cloud (correo, OneDrive, Teams) necesitan esos usuarios.
¿Las licencias por volumen reutilizadas pierden valor?
Mantienen un valor residual mientras la versión tenga soporte y demanda en el mercado. A diferencia de una suscripción, pueden revenderse si la empresa deja de necesitarlas, lo que reduce todavía más su coste neto.
Conclusión
La comparación entre licencias Microsoft por volumen y suscripción cloud no tiene una respuesta única. Las licencias perpetuas, sobre todo si son reutilizadas, ganan con claridad en servidores y cargas estables con ciclo de soporte largo. La suscripción gana en colaboración, movilidad y funciones de IA. El error más costoso es no hacer el cálculo y renovar por inercia tras una subida de precios.
Un inventario de uso real por perfiles de usuario suele revelar que una parte relevante de las licencias cloud podría sustituirse por licencias perpetuas. Para empezar, puede consultarse la guía sobre la venta de licencias Microsoft por volumen reutilizadas y el artículo con estrategias de optimización de costes de licencias Microsoft.
¿Quieres saber qué modelo te sale más rentable? License Partners calcula el punto de equilibrio de tu entorno y diseña un esquema híbrido con licencias reutilizadas donde tenga sentido. Llama al +34 611 418 599, escribe a info@license-partner.com o solicita tu análisis.